REGLAMENTO INTERNO

REGLAMENTO INTERNO

De acuerdo con los estatutos, la sede de FEDE – «Fédération Européenne Des Ecoles» – «Federation for Education in Europe» – «Federación Europea de Centros Educativos», se encuentra de forma obligatoria en Suiza, por las diversas disposiciones que conciernen al Derecho de este país. En consecuencia, esto requiere necesariamente la presencia del Consejo Ejecutivo de esta Institución, de un miembro al menos de la Confederación Helvética, que justifique una actividad de dirección del centro, de enseñanza o de formación.

FEDE tiene por vocación, según las disposiciones estatuarias, impulsar los intercambios de programas, de experiencias, suscitar encuentros de directores de centros, de docentes, de jóvenes de diferentes países y establecer exámenes de selección, certificados, exámenes (con la obligación de preparar en todo caso estas pruebas de carácter europeo y de idiomas…); en resumen, para el conjunto de su acción, crear un clima general natural de participación en el desarrollo del espíritu europeo y de promoción del concepto de “ciudadanía europea”, ambiciones que deben cumplirse en un ambiente de calidad.

Asimismo, FEDE debe estrechar relaciones con Instituciones europeas, en particular con la Unión europea y el Consejo de Europa, con el fin de beneficiarse de las aportaciones de estas instituciones en el ámbito educativo y hacerlas beneficiarse de la experiencia de sus miembros.

Durante el período de prueba, los miembros afiliados, pero todavía no titulares, no pueden valerse del estado de “miembros FEDE”, entre otros, en materia de publicidad, puesto que la situación es provisional.

No pueden requerir ninguna responsabilidad, ni en cuanto a la organización de exámenes de selección o exámenes, ni al nivel de un presidente de comisión o de cualquier otra actividad que implique poder. El incumplimiento de estas disposiciones se considera sanción grave, lo que puede resultar en el rechazo de la admisión definitiva del mismo.

Los miembros titulares, que pueden ser investidos de funciones en el seno del comité, del consejo ejecutivo o incluso de comisiones, deben respetar una ética, de acuerdo con el espíritu FEDE. En caso contrario, en el que no se apliquen las reglas elementales de deontología profesional o confraternidad, se arriesgan a ser sancionados duramente, a ser excluidos de FEDE, cuya imagen no puede verse dañada por actos inconsiderados.
Estas mismas reglas se aplican para los miembros observadores.
Los miembros de honor y los miembros cualificados participan de derecho en la asamblea general y en el comité. En cambio, su opinión tan sólo es de consulta: pueden ser llamados a desempeñar el papel de consejero de FEDE. Sólo un presidente de honor, antiguo presidente de FEDE, debido a su experiencia, y de los servicios excepcionales llevados a cabo en el pasado, está autorizado a participar en la votación, por ejemplo de las elecciones a la asamblea general, cada 4 años.
Por otra parte, si los miembros del grupo, asociaciones, sindicatos y organismos diversos, miembros de FEDE, pueden designar a un presidente o representante en la asamblea general, para expresarse en su nombre e incluso para solicitar eventualmente un puesto de responsabilidad, este último sólo dispone de un voto en el transcurso de toda elección.

Finalmente, puesto que FEDE es una organización europea por sí misma, únicamente los centros cuya sede social se encuentre en un país miembro del Consejo de Europa pueden aspirar a convertirse en miembros titulares de FEDE.

Esta disposición excluye, por tanto, de la categoría de titulares a los centros que dependan de otro continente, a excepción de los países y territorios de ultramar que dependan de un estado europeo. Los centros dependientes de otro continente pueden presentar su candidatura como miembro observador.

Los miembros observadores pueden elegir dentro de ellos a miembros observadores-titulares que tendrán los derechos inherentes de los miembros titulares.
Con el fin de atenuar la influencia de los países externos al Consejo de Europa en el seno de una Federación europea, está previsto el siguiente reparto:
1. Un miembro observador-titular es elegible por los miembros observadores, a partir de 20 centros miembros observadores de un mismo país; si no se alcanza esta cifra de 20, se procede a un “reagrupamiento de los países externos al Consejo de Europa” por “zona geográfica”, que eligen a un candidato.
2. Cada país o grupo de países pueden elegir a un máximo de 8 miembros observadores-titulares.
3. En el Comité, sólo puede ser elegido un miembro observador-titular por país o grupo de países.
4. Este miembro observador-titular es elegido fuera de la Asamblea General por el país o grupo de países del que procede.
5. Los miembros observadores-titulares del Comité no pueden representar más del 30% de la totalidad de los miembros del Comité.
6. En el seno del Comité, las funciones de Presidente, Secretario General y Tesorero son ocupadas por miembros procedentes de países del Consejo de Europa.

El procedimiento de afiliación y admisión se detalla a continuación:

1. Todas las peticiones se transmiten a la presidencia.

2. Se responderá a los candidatos solicitantes en el menor tiempo posible (de 8 a 10 días) con la siguiente documentación:

• Un cuestionario para rellenar
• Información sobre FEDE (diferentes folletos)
• El estatus en una de las lenguas oficiales (inglés o francés), así como el reglamento interno
• Instrucción sobre las tasas de inscripción y la cotización anual
• La descripción del procedimiento de admisión
3 El centro demandante responde al cuestionario y lo devuelve a la presidencia, así como todos los documentos útiles; además, realiza la transferencia de las tasas de inscripción al tesorero. Una vez que se ha confirmado el pago, el centro candidato recibe un acuse de recibo. En este momento, la petición es examinada por el Consejo Ejecutivo, que dispone de toda la información necesaria. Si el Consejo Ejecutivo lo considera favorable, designa a un miembro FEDE, conocido por su competencia e imparcialidad, con el fin de que visite el centro en persona y dé su opinión al respecto. Pero, en última instancia, el Consejo Ejecutivo es quien toma una de las decisiones siguientes: “favorable” – “desfavorable” – “encuesta suplementaria”. Para tal efecto, la decisión debe ser ratificada por el Comité siguiente.

4 En caso de que el Consejo Ejecutivo dicte sentencia favorable, el centro candidato recibe una comunicación de afiliación para un período de prueba, hasta la certificación por el comité soberano. La afiliación provisional se publica en el diario de FEDE.

5 En el « boletín », se publica una lista general de los centros a titularizar ante el Comité o, en su defecto, una comunicación conjunta de los miembros FEDE.

6 El centro que haya solicitado su adhesión no puede presentar candidatos a los exámenes FEDE hasta que el Comité no establezca su admisión definitiva. Lo mismo ocurre en el caso de las elecciones; los nuevos socios que quieran responsabilidades en el seno del Comité o del Consejo Ejecutivo únicamente podrán hacerlo tras su admisión definitiva.

7 El Consejo Ejecutivo fija el derecho de entrada. Sin embargo, una candidatura no se convierte en definitiva, tras el acuerdo del Comité, hasta que el tesorero reciba el pago de la cuota anual.

8 Se recuerda, a los efectos oportunos, que se prohíbe a todos los centros en situación provisional, hacer publicidad utilizando la sigla FEDE o reivindicando su adhesión a tal Institución. La actitud contraria dará lugar, evidentemente, a sanciones graves que pueden conducir a la no admisión definitiva del centro en cuestión.

9 El nuevo socio debe asistir a una de las dos asambleas generales que siguen a su admisión definitiva por el Comité, y presentar allí su actividad. El incumplimiento de este proceso autoriza al consejo Ejecutivo a excluir al nuevo socio según el artículo 10 de los estatutos.

El “certificado” que confirma que un centro es miembro a pleno derecho de FEDE no se le envía a menos que esté titularizado y al día en los pagos. La situación provisional de “miembro afiliado” sólo da lugar a fórmulas de atestación, pero en ningún caso al certificado.

En caso de anulación por otras razones que no sean el pago de sus cuotas, un centro puede recurrir a la decisión del Presidente o del Consejo Ejecutivo. El Comité examinará entonces el recurso según los términos del artículo 26 de los Estatutos.
El Comité se pronuncia en última instancia según la mayoría simple de los votos. En caso de igualdad en los votos, el Presidente tiene voto de calidad. Este puede pedir un informe de valoración a un experto o una comisión ad hoc antes de pronunciarse.

En lo que respecta a las elecciones para un puesto de responsabilidad: presidencia general, consejo ejecutivo, comité, comisariado de cuentas, presidencia de comisión u otro, representación nacional FEDE en un país miembro, únicamente pueden tenerse en cuenta las candidaturas que lleguen a la secretaría general de FEDE al menos un mes antes de la Asamblea General (el sello de correos debe dar fe de ello).

Esto significa claramente que no puede haber candidaturas espontáneas, presentadas algunos días antes o en el mismo momento de esta Asamblea General. Cualquier solicitud para la candidatura enviada fuera de plazo será, por lo tanto, rechazada y no podrá haber medidas derogatorias. Además, se prohíbe presentar la candidatura a varios puestos de responsabilidad a la misma vez, al menos en lo que concierne a la Presidencia, al Consejo Ejecutivo y al Comité. En lo que respecta a este asunto, se precisa que un miembro elegido en el Consejo Ejecutivo es miembro por derecho en el Comité.

Como consecuencia, los candidatos para las elecciones que tienen lugar cada 4 años en Asamblea General ordinaria (o a título excepcional, en Asamblea General Extraordinaria de elecciones anticipadas) deben determinarse en el plazo requerido para un puesto en concreto, en el Consejo Ejecutivo o en el Comité… pero no pueden presentar una doble candidatura. El incumplimiento de esta disposición conlleva el rechazo rotundo y simple de las candidaturas en cuestión.

Con el fin de invalidar cualquier veleidad de candidaturas poco serias o precipitadas en el Comité, en el Consejo Ejecutivo y, sobre todo, en la Presidencia, cualquier presentación se somete a una obligación de, al menos, dos años de presencia en FEDE. En estos dos años se incluye el período de prueba.

Los inventores de cuentas no profesionales son elegidos, en principio, para dos años renovables, salvo si la Asamblea General decide de otra forma, y portan 4 años, por ejemplo, su mandato.

Las decisiones sujetas a votación se toman bien “a mano alzada, o bien “votación secreta”. En los términos de este reglamento, se prevé que la mitad de los miembros presenta la demanda para que los votos tengan lugar “votación secreta”.
Es conveniente de todos modos distinguir entre dos tipos de voto:

• Los concernientes a las disposiciones nuevas de mayor o menor importancia, ya sean de naturaleza estructural o relativas a la vida y al funcionamiento habitual de FEDE: se recomienda el voto “a mano alzada”, salvo derogación; se puede solicitar el “voto secreto” en caso excepcional de gravedad o, bajo la demanda explícita de, al menos, la mitad de los miembros presentes. Se debe aplicar pura y simplemente estas disposiciones.

• Los relativos a las elecciones diversas : en ausencia de indicación clara y precisa en los estatutos, parece conveniente seguir el siguiente procedimiento:
– Si un único candidato solicita un puesto de responsabilidad sometido a elección, el voto tiene lugar, en principio, a mano alzada (salvo si el candidato desea, por su propia demanda, una elección “a votación secreta” por motivos personales);
– Si dos candidatos o más son en liza para un puesto de responsabilidad sometido a elección, el “voto secreto” es obligatorio.

Entre los participantes más jóvenes de la Asamblea, se designan y eligen a secretarios de, al menos, 4 nacionalidades diferentes y que no sean candidatos. Estos aseguran la organización de los votos, el recuento y entregan los resultados al Presidente, quien los proclama de forma oficial.

Se aclara que el recuento de los votos tendrá lugar obligatoriamente en el interior de la sala de reuniones.

El voto por correspondencia es, por principio, excepcional y se produce cuando se cumple la doble condición: carácter de gravedad y urgencia de consulta. En el transcurso de esta complicada operación, hay que procurar que, a pesar de todas las dificultades inherentes a esta consulta, se respete el anonimato.

En lo que concierne a la representación de las diversas nacionalidades en el seno del comité, es importante llegar al mayor equilibrio posible.

En consecuencia, se recomienda fervientemente que cada país o en su defecto “grupo de países” constituidos por sector geográfico, sea representado por un miembro.

En caso de ausencia de candidatura voluntaria, el Presidente y el Consejo Ejecutivo pueden, bajo la responsabilidad de la Asamblea General, cooptar por un miembro provisional que, por supuesto, deberá exonerarse de su función a la llegada de un sucesor electo.

Además, con el fin de mitigar la influencia de un país con respecto a otro, se prevé la siguiente repartición:
1 Cada nacionalidad es representada de forma obligatoria a partir de 5 centros adherentes; si no se alcanza esta cifra, se procede a un “reagrupamiento de países” por “sector geográfico”, quienes designan a un candidato. Así pues, en este caso, hay necesariamente una representación en el comité de al menos 10 miembros adherentes en el sector geográfico concerniente.
2 Cada fracción de más de 10 centros conlleva una representación suplementaria hasta 50. Más allá de 50, las fracciones son de 50:
3 Cada país no puede ser representado por más de la mitad de los miembros del Comité.

Número de centros Número de representaciones
De 5 a 10 1
A partir de 11 2
A partir de 21 3
A partir de 31 4
A partir de 41 5
A partir de 51 6
A partir de 101 7

Puesto que queda clara la importancia del Comité en la vida de la Federación, se considera oportuno indicar que cualquier miembro del Comité que se encuentre ausente más de 3 veces consecutivas, sin motivo de fuerza mayor, será expulsado automáticamente del Comité. El Presidente le hará llegar un correo confirmándole esta expulsión.

En la misma línea, para que en el seno del Consejo Ejecutivo haya el mayor número de representación de nacionalidades posible, cada país no puede disponer de más de la mitad de los puestos.

También participa en las reuniones del Consejo ejecutivo, sin derecho a voto, el delegado general designado por el Presidente y bajo su autoridad. Verdadero director del gabinete del Presidente, el delegado general regula los asuntos habituales de FEDE, está en contacto constante con los diversos miembros del Consejo Ejecutivo y del Comité, lo que significa que juega un papel fundamental para el buen funcionamiento de la Institución.

Finalmente, se aconseja, aunque no es obligatorio, que las reuniones del Consejo Ejecutivo, extendidas a veces a los miembros del Comité por razones de oportunidad, se desarrollen en lugares diferentes de un consejo a otro, en los límites del presupuesto previsto.
El presidente puede convocar a delegados de responsabilidades específicas, expertos y personalidades diversas a determinados Consejos Ejecutivos, sin voz deliberativa.

Los trabajos de las comisiones, quienes eligen a su Presidente y a su secretario-ponente, son objeto de actas de las sesiones, a remitir puntualmente a la Secretaría General, y de un informe anual a entregar a la Secretaría General, al menos dos meses antes de la Asamblea General para recordar los resultados de las actividades y decisiones tomadas. Es necesario que las comisiones estén compuestas por miembros de, al menos, tres nacionalidades. Estas comisiones funcionan en el cuadro de los párrafos a, b, c, d, y e del artículo 18 del Estatus.
El número y el tipo de las Comisiones no está fijado; se establecen en función de las necesidades expresadas por los miembros de FEDE, y su papel es reflexionar y presentar conclusiones.

En cuanto a los fondos de FEDE, de diversas procedencias, deben utilizarse para los mejores intereses de esta Institución, pero también deben permitir liquidar un cierto número de gastos complementarios y compromisos.

El papel del o de los comisarios de cuentas es, en el momento de los cierres de cada ejercicio civil, verificar la exactitud aritmética de los resultados y asegurar el uso correcto de los excedentes que provengan de una gestión sana, así como alertar al Presidente y al Consejo Ejecutivo, en caso de que se detecten anomalías.

En cuestión de cotizaciones, la vigilancia del Tesorero es de rigor. Los recordatorios a los que llegan tarde deben efectuarse al menos 3 veces: en principio en mayo, septiembre y diciembre de cada año. Se pueden solicitar gastos e intereses de demora.

Ante la falta de respuesta y, más aún, en caso de negativa de pago, debe nombrarse a un centro de enseñanza (o una persona jurídica) como dimisionario y hacer objeto de expulsión, después de que se haya informado al Consejo Ejecutivo y de que haya intentado una última aproximación al centro negligente.

Un centro que haya tenido que dejar FEDE, por cualquier razón, y que desee volver, no tiene que someterse a un período de prueba pero, en cambio, debe pagar la cuota de inscripción en vigor.

Por otra parte, se afirma, a todos los efectos, que un centro dependiente de un grupo (incluso si no funciona en la misma ciudad) debe pagar regularmente su cuota anual pero, en cambio, se le exime del pago del derecho de inscripción, puesto que hay un estrecho vínculo entre el grupo ya inscrito y este centro. De hecho, en este caso hay reglas comunes de funcionamiento de ambas organizaciones. Ocurre lo mismo en el caso de varias escuelas que pertenezcan a la misma red.

Por el contrario, si se trata de una franquicia y, por lo tanto, es administrativa y financieramente independiente del centro principal, tiene sus propios métodos de organización del presupuesto pedagogía, en definitiva, si no se ha establecido un vínculo de subordinación, la regla anterior no se aplica. El centro en cuestión debe abonar la cuota de inscripción y sus cuotas anuales, al igual que cualquier centro independiente.

Esta disposición no tiene un efecto retroactivo.

Se establece que, si los miembros de FEDE no asumen responsabilidades de sus compromisos en esta Institución, debe en contrapartida y por reciprocidad prohibírsele cualquier iniciativa personal que comprometa abusivamente a ésta. En este caso, además, se puede apelar al Consejo de disciplina y, en caso de una falta excesivamente grave, se considerará un procedimiento civil, e incluso penal.

FEDE debe permitir el desarrollo de sus relaciones públicas. Para ello dispone de recursos evidentes, que le confieren su carácter internacional y su reconocimiento europeo bajo el estatus participativo con el consejo de Europa. Además, debe intensificar su acción mediante un aporte casi sistemático en eventos internacionales, congresos o, incluso, exposiciones didácticas, culturales o profesionales, elegidas por su interés.

No se excluye que FEDE se organice para establecer sus propias reuniones de carácter europeo, enfocadas en sus objetivos y realizaciones haciendo hincapié en la acción profunda que lleva a cabo con los jóvenes en la labor emprendida a favor de la propagación de las lenguas y de la cultura europea y de la afirmación del concepto de “ciudadanía europea”.

Con el fin de abordar esta apertura internacional, puede constituirse y designarse un fondo presupuestario.

En el mismo sentido, FEDE debe desarrollar su “comunicación”, que puede expresarse de diversas maneras (boletines informativos, comunicados de prensa, cenas-debates) y, especialmente, a través de publicaciones presentadas en dos idiomas (francés e inglés); esto no excluye que los representantes nacionales de otros países realicen una traducción a su propio idioma, si surge la necesidad.

Asimismo, la comunicación FEDE debe desarrollarse gracias a medios modernos, como INTERNET y equivalentes.

La Asamblea General extraordinaria, que se reúne de urgencia en caso de disolución, obedece a las mismas reglas previstas en el artículo 13.1 de los estatutos. La única diferencia radica en que se ésta se pronuncia obligatoriamente en la mayoría absoluta y con 2/3 de los miembros al día en las cuotas.

Si esta mayoría no se alcanza en un primer momento, se convocaría una segunda asamblea un mes más tarde, como mínimo y, según los estatutos, basta con mayoría simple para pronunciar la disolución.

El reglamento interno está destinado a completar o aclarar los estatutos, en caso de imprevistos, (incluso antes de recurrir a las actas de las secuencias del Comité o a la Asamblea General, incluso antes de consultar el Código Civil Suizo); resulta razonable tener en cuenta el presente reglamento interno desarrollado y adoptado por una Asamblea General.

DRAFT INTERNAL RULES OF PROCEDURE

In accordance with the articles of association, the head office of the EUROPEAN FEDERATION OF SCHOOLS shall be located in Switzerland, and the various provisions concerning it shall be governed by the laws of the said country. As a result, this necessarily requires the presence on the executive board of the said institution of at least one member from the Swiss Confederation, who shall be recognised as pursuing an activity of school, teaching or training management.

The purpose of the Federation for EDucation in Europe, in accordance with the provisions of its articles of association, shall be to encourage exchanges of courses and experience, to arrange meetings between school directors, teachers and young people of different countries, to organise competitions, certificates and examinations (with the obligation in any event to provide for testing with a European outlook and foreign language content, etc.). In short, in any of its actions, it shall create a general climate that encourages the development of a European way of thinking and promotes the concept of “European citizenship”, fulfilling such ambitions with a concern for quality.

The said quality could be recognised by international certification (e.g. ISO standard), or even by a label from a professional qualification office. Such an initiative may represent a step forward in the official recognition of FEDE diplomas. The institution indeed has a duty to assert the original nature of its international character, the merits of its initiatives and the excellence of its organisation and services.

During the probationary period, any “associate” (and not yet “full”) members may not claim the status of “Member of the FEDE”, inter alia, in any advertising, because their situation remains provisional.

They may not demand any responsibility, whether in the organisation of competitions or examinations, or in the presidency of a commission, or in any other activity involving authority. Failure to comply with these provisions shall incur serious penalties that may extend to the rejection of the offender’s final admission.

Full members, who may be entrusted with duties on the committee, the executive board or commissions, shall be required to behave consistently with the ethics of the FEDE. However, should such members fail to adhere to the most basic rules of professional ethics or fraternity between members, they shall render themselves liable for harsh penalties, or even be expelled from the FEDE whose image may not be damaged by thoughtless actions.
The same rules shall apply to members with observer status.

Honorary members shall automatically take part in general meetings and in the committee. However, they shall only have an advisory (non-voting) role: they may be asked to act as advisors of the FEDE. Only an honorary president, being a former president of the FEDE, by virtue of his experience and outstanding services rendered in the past, shall be authorised to take part in a vote, for example at the time of the general meeting elections every 4 years.
Moreover, whilst the members of groupings, associations, unions and various organisations, themselves members of the FEDE, may appoint their chairman/president or a representative to the general meeting, to express himself on their behalf and even to seek a position of responsibility, if appropriate, the said chairman/president or representative shall only have one vote in any election.

Lastly, as the FEDE is European, by its very nature, only those schools having their registered office in a member state of the Council of Europe shall be entitled to apply for membership of the FEDE.

The said provision therefore excludes those schools that are dependent on another continent, except for countries and overseas territories that are dependencies of a European State. Those schools that are dependent on another continent may only apply for observer status.

The membership and admission procedure is laid down as follows:

1. All applications shall be sent to the President’s office.

2. A reply to applicants shall be sent as soon as possible (8 to 10 days) with:

•a questionnaire to be filled in information about the FEDE (various brochures)
•the articles of association in one of the official languages (English, French), as well as the internal rules of procedure
•an indication of the registration fee and annual subscription
•a description of the admission procedure
3. The applicant school shall reply to the questionnaire and return it to the President’s office, together with any appropriate documents, and shall pay the registration fees to the treasurer. Once the said payment has been confirmed, the candidate school shall receive an acknowledgement of receipt. The application will then be examined by the Executive Board, which shall have all the necessary information. Should the Executive Board see fit, it shall appoint a member of the FEDE, known for his or her competency and impartiality, to visit the establishment in person and report back with an opinion. However, in the last instance, the Executive Board shall take one of the following decisions: “favourable”, “unfavourable”, or “further investigation needed”. To be effective, the decision will have to be ratified by the next Committee.

4. In the event of a favourable opinion being given by the Executive Board, the candidate school shall receive a notice of associate membership for a probationary period, until certification by the sovereign Committee. The interim associate membership shall be published in the FEDE journal.

5. A general list of the schools to be made full members shall always be published in the “bulletin” before the Committee meeting, or failing that, shall be notified to all the members of the FEDE.

6. An establishment that has applied for membership may only present candidates to FEDE examinations after it has been finally admitted by the Committee. The said restriction shall apply to the elections, for new members wishing to take up responsibilities in the committee or Executive Board. They may only do so after being finally admitted.

7. The registration fee shall be fixed by the Executive Board. However, an application shall only become final, subject to the approval of the Committee, after the payment of the annual subscription fee to the treasurer.

8. It should be noted, for information, that it shall be prohibited for any school in an interim position to use the FEDE initials or to claim membership thereof in any advertising. Failure to comply shall of course incur serious penalties that may extend to the final rejection of the offender’s admission.

The certificate confirming that a school has the capacity of full member of the FEDE shall only be sent thereto if has been admitted to full membership and is up to date with its fees. The interim position of “associate member” may only give rise to attestation formalities but in no event to a certificate of membership.

In the event of expulsion, for any reason other than failure to pay its subscriptions, a school may appeal against the decision to the President or to the Executive Board. The Committee shall then examine such appeal in accordance with article 26 of the articles of association.
The Committee shall give its ruling in the last instance, by a simple majority of votes. Where the votes are equal, the President shall have the casting vote. He may call for an expert’s assessment or appoint an ad hoc commission before taking his decision.

For the purpose of elections to a position of responsibility: President, Executive Board, Committee, Auditors, chairman of a commission etc., or national FEDE representation in a member country, candidatures shall only be taken into account if they are submitted to the FEDE general secretariat at least one month before the general meeting (as per the postmark).

This clearly means that there can never be any spontaneous candidatures, submitted several days before or at the time of the general meeting. Any applications from candidates sent after the deadline shall therefore be rejected, and there can be no exceptions. In addition, no candidate may run for several positions of responsibility at the same time, at least with respect to the presidency, the executive board and the committee. For the purposes of clarification, it should be noted that a member elected to the Executive Board shall automatically be a member of the committee.

Accordingly, candidates for elections that take place every 4 years at the ordinary general meeting (or exceptionally, at an extraordinary general meeting holding early elections), shall be required to come forward within the required deadline for a precise position on the Executive Board or the committee…. but may not apply for two positions. Failure to comply shall lead to the unconditional rejection of the candidatures in question.

To prevent any would-be candidates from making fanciful or sudden applications to be elected to the committee, the Executive Board and especially to the presidency, any applications shall remain subject to an obligation of at least two years of presence within the FEDE. The probationary period shall be included in the two years.

The non-professional auditors shall be elected, in theory, for two years with the possibility of renewal, unless the general meeting should decide otherwise and extend their term of office to 4 years, for example.

Any decisions put to a vote shall be taken either by the raising of hands or by secret ballot. Under the articles of association, a request should be made by at least half the attending members for the voting to take place by secret ballot.

It is necessary however to distinguish between two types of vote:

Those concerning any new provisions of varying significance, whether structural in nature or pertaining to the current life and functioning of the FEDE: a vote by the raising of hands is then appropriate, unless otherwise provided, in exceptional cases of a serious nature, or on the express demand of at least half the attending members, when a vote by secret ballot is called for. The provisions of the articles of association are then applied unconditionally.

Those pertaining to various elections: in the absence of any clear and precise indication in the articles of association, it would seem appropriate to adhere to the following custom:

should only one candidate apply for a position of responsibility subject to election, the vote shall in theory take place by the raising of hands, unless the candidate, at his own request, should seek election by secret ballot for personal reasons;
should two or more candidates run for a position of responsibility subject to election, a vote by secret ballot shall be mandatory.

Secretaries of at least 4 different nationalities shall be appointed and chosen from among the youngest participants at the general meeting. They shall be responsible for the organisation of the voting and the counting of the votes, and shall entrust the results to the president for official announcement.

The counting of the votes shall strictly take place within the confines of the meeting room.

Postal votes shall in principle be exceptional and shall take place when the following double condition is met: seriousness of subject-matter and urgency of consultation. In the organisation of such a procedure, which is awkward in all respects, it should be ensured that despite all the difficulties of such a consultation, the anonymity of the votes is nevertheless preserved.

With respect to the representation of the various nationalities within the committee, it is essential to ensure the fairest possible balance.

It is therefore highly recommended that each country, or failing that, each group of countries, according to geographical sector, should be represented by a member.

In the absence of any voluntary candidates, the president and the Executive Board may, under the auspices of the general meeting, co-opt an interim member who, of course, shall step down from office on the arrival of his elected successor.

In addition, in order to balance the influence of one country in relation to another, the following distribution of representatives is provided for:

1. Each nationality shall be represented when at least 5 member schools are located in the country. A grouping of countries will be organised, on the basis of geographical sector, for those with less than 5 members, and the said grouping shall nominate its candidate. In such a case, the committee will therefore include one representative for a grouping of countries with less than 10 members in the geographical sector concerned.

2. Each fraction of 10 schools in excess thereof shall lead to an additional representative up to 50. In excess of 50, the qualifying fraction shall be 50.

3. Each country may not be represented by more than half the members of the Committee.

Number of schools                                                                            Number of representatives
From 5 to 10 …………………………………………………………………………………………………………1
From 11…………………………………………………………………………………………………………………2
From 21…………………………………………………………………………………………………………………3
From 31…………………………………………………………………………………………………………………4
From 41…………………………………………………………………………………………………………………5
From 51…………………………………………………………………………………………………………………6
From 101……………………………………………………………………………………………………………….7

In view of the key role played by the committee in the life of the federation, it seems appropriate to stipulate clearly that any member of the committee who is absent more than 3 times in succession, without serious grounds, shall automatically be struck off the committee. This shall be confirmed by a letter sent to the member in question by the President.

Similarly, to ensure the broadest representation of nationalities on the Executive Board, each country may not hold more than one half of the positions.

In addition, the general delegate appointed by the President, and under the authority thereof, shall take part in meetings of the Executive Board without the right to vote. The general delegate, in his role as the President’s principal private secretary, deals with the everyday business of the FEDE, in constant liaison with the various members of the Executive Board and the committee, and on such basis plays a fundamental role in the proper functioning of the institution.

Lastly, it is advisable but not obligatory for the meetings of the Executive Board, sometimes extended to the members of the committee for reasons of time, to be held in different places from one board meeting to the next, within the limits of the projected budget.
Various experts and personalities may be called by the President to attend any given meeting of the Executive Board without voting rights.

The following commissions were confirmed or set up by the general meeting of 7 April 2000 at Como:

  • the CIRED
  • the CIOGE

The transactions of the commissions, which elect their chairman and secretary-rapporteur, shall be recorded in the minutes of meetings, to be forwarded promptly to the General Secretariat, and in an annual report to be forwarded to the General Secretariat, at least two months before the general meeting called to assess the activities and any decisions taken. These commissions shall necessarily be made up of members of at least three nationalities. They shall operate under the terms of paragraphs a, b, c, d and e of article 18 of the articles of association.

The number and type of commission meetings shall not be fixed; they shall be called in relation to the requirements expressed by the members of the FEDE and their role shall be to reflect thereon and to submit their conclusions accordingly.

With respect to the funds of the FEDE, from various origins, they shall be placed in the best interests of the institution, but they shall also allow a certain number of complementary expenses and commitments to be honoured.

The role of the auditor or auditors shall be, precisely at the end of each calendar year when the accounts are closed, to verify the mathematical accuracy of the results, to ensure the proper usage of any surplus funds, resulting from sound management, and lastly to warn the President and the Executive Board in the event of any duly recorded anomalies.

As far as subscriptions are concerned, the treasurer shall remain strictly vigilant. Reminders shall be sent to late payers at least 3 times: generally in May, September and December each year.

In the absence of any response, and especially in the event of refusal to pay, an educational establishment (or legal entity) shall be considered as resigning and shall be struck off, but only after referral to the Executive Board and a final attempt thereby to settle the matter with the defaulting member.

Any establishment that has been obliged to leave the FEDE, on any grounds whatsoever, and that wishes to return, shall not be required to undergo a probationary period but shall however pay the registration fee again, at the current rate.

In addition, it should be noted that any school that is part of a group (even if it does not operate in the same town), shall duly pay its annual subscription fee, but it shall however be exempted from paying the registration fee, because of the close link between the group already registered and the school itself. In such cases there are indeed common rules of operation applying to both organisations. This is also true for several schools belonging to the same network.

On the other hand, in the case of a school run under a franchise agreement, and which is therefore administratively and financially independent of the principal establishment, with its own budgetary methods of organisation and pedagogy, or in other words, if there is no subjection to the other’s authority, the rule set out above shall not be applicable. The school in question shall pay its initial registration fee and its annual subscriptions, on the same basis as an independent establishment.
The said provision shall not have any retroactive effect.

The FEDE should be active in developing its public relations. For such purpose it shall have the obvious resources granted thereto by virtue of its international character and its European recognition on the basis of its consultative status with the Council of Europe. It shall endeavour to step up its action by a virtually systematic contribution to international events, conferences or even didactical, cultural or professional exhibitions, selected for their interest.

The FEDE may also organise itself to set up its own meetings of a European nature, geared towards its objectives and achievements, focussing on the in-depth action that it pursues among young people, on its work to promote foreign languages and European culture, and its assertion of the concept of “European citizenship”.

A budgetary fund may be set up and earmarked for such actions with an international outlook.

In the same spirit, the FEDE shall develop its communication, which may be expressed in various ways (newsletters, press releases, dinner-debates) and especially through publications in two languages (French and English), which does not rule out the idea of national representatives from other countries translating material into their own language if need be.

A Spanish translation is also recommended, subject to the financial means being available, for the benefit of members from countries of Latin origin.

Communication by the FEDE shall also be developed through the use of modern resources such as the Internet.

In the same spirit, the FEDE shall develop its communication, which may be expressed in various ways (newsletters, press releases, dinner-debates) and especially through publications in two languages (French and English), which does not rule out the idea of national representatives from other countries translating material into their own language if need be.

A Spanish translation is also recommended, subject to the financial means being available, for the benefit of members from countries of Latin origin.

Communication by the FEDE shall also be developed through the use of modern resources such as the Internet.

The extraordinary general meeting, called urgently in the event of dissolution, shall adhere to the same rules as those provided for under article 13.1 of the articles of association. The only difference shall pertain to the fact that dissolution shall then be decided by an absolute majority and 2/3 of the members that are up to date with their subscription.

Should the said majority not be attained initially, a second meeting shall be called at least one month later, and in accordance with the spirit of the articles of association, a simple majority shall be sufficient for dissolution to be pronounced.

Bearing in mind that the purpose of these internal rules of procedure is to complete or develop the articles of association, in any unforeseen circumstances, before referring to the minutes of the meetings of the committee or of the general meeting, and even before consulting the Swiss Civil Code, it would be reasonable to give consideration to the foregoing rules of procedure, being normally adopted by a general meeting.